Transformation digitale et mesures de confinement nous poussent à intégrer les outils de communication dans nos modes de travail quotidien. Après tout, de nos jours, toutes les technologies audio vidéo sont à notre portée de main pour effectuer des réunions professionnelles de qualité et productives avec un nombre de participants de plus en plus importants. Alors, pourquoi ne pas s’équiper simplement en installant complètement votre salle de réunion ? La gestion du travail à distance sera de plus en plus indispensable face aux incertitudes des changements. Profitez des nouvelles façons collaboratives et innovantes de travailler tout en misant sur du son et de la vidéo de qualité.
Ecran de salle de réunion
En termes de performance, que vous optez pour un vidéoprojecteur ou un moniteur, les deux offrent des images en UHD 4k de très grande qualité. L’installation, l’entretien ainsi que la mise en place vont différer. Mais, le choix va surtout s'opérer en fonction de la taille de la salle, du nombre de personnes et de la faisabilité technique.
En disposant de toutes les connectiques indispensables, un écran moniteur en salle de visioconférence assure le branchement à tous vos équipements de réunion via le hdmi ou usb disponibles à l’arrière, sur le côté, voire devant. Sur un vidéoprojecteur projetant sur un écran fixe, de nombreuses entrées transmettant les flux audio et vidéo existent, les plus connues étant le HDMI et le VEGA.
De manière générale, un câble de plus de 10 mètres aura des déperditions qu’il faudra pallier. L’acheminement des signaux pour la bonne projection de présentations multimédias nécessite une étude préalable en fonction des équipements en place et du besoin. Car, une fois fixé au plafond, un vidéoprojecteur est réglé et paramétré pour une projection sur un écran fixe. Pour une utilisation professionnelle, nous ne conseillons pas les vidéoprojecteurs posés sur un support en raison notamment d’une projection moins précise due à son déplacement éventuel.
Le vidéoprojecteur peut donc offrir une certaine discrétion dans un environnement professionnel en dissimulant les câbles voire l’écran de projection motorisé au plafond.
Au contraire, l’écran moniteur à moins de disposer d’une conception intelligente de son interface connectique déroule des câbles de branchements qui peuvent traverser toute la salle.
Mais, grâce à son installation fixe, plus aisée, sa forte luminosité même en pleine lumière du jour et la grande durée de vie des dalles d’écrans nouvelle génération, l’écran moniteur possède de nombreux avantages dans une salle de visioconférence. Intégrant des fonctionnalités tactiles et interactives, il peut déverrouiller des modes de travail inexplorés jusque-là et agrandir les possibilités de travail et de collaboration en groupe.
Un mini PC dédié à la visioconférence
Élément indispensable de votre salle de réunion, un mini pc centralise tous les périphériques audio et vidéo vers l’écran de diffusion, évitant les participants d’amener leurs propres matériels comme support principal. Il gère le démarrage du logiciel de visioconférence et la connexion au réseau. Ses multiples connectiques lui permettent de gérer efficacement la compatibilité avec de nombreux équipements, que ce soit un disque dur externe ou un autre ordinateur.
Quand il est compact, vous pouvez aisément le ranger dans une baie et créer une gestion réfléchie des câbles. Sécurisé et à l’abri de manipulations, il s’adapte à l’environnement professionnel et permet le rôle d’interface avec tous vos équipements.
Un système audio avancé en visioconférence
Pour gérer l’audio le plus simplement sans lésiner sur la qualité, il est possible de s’équiper avec un système 2 en 1, c’est-à-dire d’une enceinte professionnelle avec micros intégrés. La technologie impliquée dans la captation et le traitement des signaux sonores est essentielle pour des voix claires et précises.
Cela comprend également la suppression de l’écho, du bruit de fond et des distorsions éventuelles pour être entendu et entendre dans de bonnes conditions. Ce système s’avère très pratique pour les branchements en prise jack sur pc, en plug-and-play ou bluetooth pour des visioconférences prêt à démarrer sur des appareils personnels.
Cependant, ce système rencontre très rapidement des limites dans le cas d’une salle de réunion avec une taille moyenne. Si la technologie utilisée n’est pas assez performante, elle peut avoir des difficultés à faire opérer ses capteurs pour détecter les différentes voix en présence. A cela s’ajoute un manque d’égaliseur des voix faibles et fortes, ce qui peut s’avérer gênant dans le cas de plusieurs participants.
Ainsi, un système de microconférence avec des microphones dédiés à chaque personne restitue des voix d’une grande clarté, captant uniformément le son sans contraindre les mouvements. Avec une taille de pièce importante, des distances importantes entre les participants, un système pro d’enceintes murales est recommandé afin que chaque participant puise avoir la même expérience d’écoute réaliste tout en réduisant les problèmes éventuels d’acoustique. Modulaire, un système de microconférence peut intégrer d’autres composants sans problème en filaire ou non avec plusieurs micros, enregistreur, micro-main, etc…
Caméra de visioconférence
Une caméra HD 4k professionnelle capte des images nettes et réalistes pour un rendu optimal en pleine luminosité, quel que soit le contexte de la réunion : réunion d’équipes, réunion de conseil, réunion de formations…
Qu’elle puisse intégrer la prise en charge des bougés et du mouvement des personnes est un vrai confort supplémentaire. Pour que chaque session de visioconférence devienne une vraie interaction entre deux sites ou plusieurs sites distants, la technologie de la caméra doit pouvoir englober l’ensemble des participants. C’est pourquoi, nous vous recommandons de vous équiper d’une caméra motorisée avec automatisation du zoom et détection automatique des visages. Avec un angle de vue élargi, tous les participants peuvent participer en toute tranquillité à la visioconférence.
En s’assurant d’être compatible avec les principales applications de visioconférence telles que Zoom, Google Hangouts Meet, Microsoft Skype for Business ou encore Microsoft Teams, vous avez la garantie d’obtenir une image de grande qualité, à la hauteur de l’équipement, qui sera envoyée à distance.
Conclusion
Nous consacrons près de 2/3 de notre temps à des réunions de travail. Profiter d'une expérience optimale de vos réunions à distance est un enjeu à apprivoiser en mettant à profit des équipements de visioconférence dans une logique qui sert les besoins de l'organisation.
Télétravail ou gestion de crise à distance : les salles de visioconférence sont en plein développement afin d’assurer la continuité des activités pour tous, en toute circonstance. Préparer ou remettre à niveau une salle de visioconférence n’est pas l’apanage des grandes multinationales mais c’est une adaptation nécessaire qui amène les collaborateurs et salariés à avoir une gestion intelligente et innovante des nouveaux outils de communication.
Sans un équipement adapté pour répondre à ces enjeux, l’impact des problèmes techniques, matériels et managériaux ne sont pas à minimiser. L’organisation du travail peut se retrouver fragilisée face à des ressources manquantes.
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